Aviso sobre prácticas de privacidad

Este aviso describe cómo puede utilizarse y divulgarse su información médica y cómo puede obtener acceso a esta información. Revíselo cuidadosamente.

Por ley, debemos mantener la privacidad de su información de salud protegida (también denominada “información de salud” en este aviso), enviarle un aviso sobre nuestras obligaciones legales y prácticas de privacidad con respecto a su información de salud, notificarle luego de una violación de cualquier información de salud desprotegida y cumplir las condiciones de este aviso sobre prácticas de privacidad (“Aviso”) hasta que adoptemos un nuevo Aviso de manera oficial.

Este Notice of Privacy Practice (Aviso sobre prácticas de privacidad) describe cómo podemos utilizar y divulgar (compartir) su información protegida de salud y sus derechos con respecto a esta información. La “información de salud protegida” es información sobre usted, incluida información demográfica, que puede identificarlo y que se relaciona con su condición de salud física o mental pasada, presente o futura, y los servicios de atención médica relacionados.

Elderplan toma los derechos a la privacidad de nuestros miembros muy seriamente y ha establecido una serie de políticas y prácticas para garantizar que su información de salud se mantenga segura. Estas protecciones cumplen con las leyes federales y estatales. Por ejemplo, los empleados de Elderplan deben cumplir con las políticas de privacidad de la compañía para proteger la información de salud. Otro ejemplo es que las computadoras de la compañía están protegidas con contraseñas y están equipadas con dispositivos de seguridad.

Las siguientes categorías indican las diferentes maneras en las que podemos utilizar y divulgar (compartir) su información de salud.

Pagos: utilizamos y compartimos su información de salud por razones de pago, como pagarles a los proveedores y hospitales por los servicios cubiertos. Esta categoría también incluye actividades como determinar la elegibilidad para los beneficios, revisar los servicios según la necesidad médica, obtener las primas y coordinar los beneficios.

Actividades de atención médica: utilizamos y compartimos su información de salud para las operaciones de atención médica. Algunos ejemplos de esta categoría incluyen coordinar o administrar la atención, evaluar y mejorar la calidad de los servicios de atención médica, revisar las calificaciones y el desempeño de los proveedores, realizar revisiones médicas y resolver reclamos.

Tratamiento: podemos compartir su información de salud con su proveedor de atención médica (farmacias, médicos, hospitales, etc.) para que el proveedor pueda brindarle tratamiento. Por ejemplo, podemos ponernos en contacto con su médico para preguntarle sobre posibles interacciones entre medicamentos o la disponibilidad de medicamentos genéricos o alternativas del formulario.

Proporción de información: podemos utilizar su información de salud para proporcionársela a usted. Esta categoría puede incluir enviar recordatorios de citas a su domicilio, así como también proporcionarle información acerca de opciones de tratamiento u otros productos y servicios relacionados con la salud que puedan interesarle.

Personas involucradas en su atención: podemos compartir su información de salud con un miembro de la familia o con otra persona que esté involucrada en su atención médica o en el pago de la atención de la siguiente manera: (i) cuando usted se encuentre presente antes de utilizar o divulgar la información y cuando esté de acuerdo; o (ii) cuando no se encuentre presente (o se encuentre incapacitado o en una situación de emergencia) si, en el ejercicio de nuestro juicio profesional y nuestra experiencia en la práctica común, determinamos que compartir su información de salud es conveniente para usted. En estos casos, solo compartiremos la información de salud que sea directamente relevante para la participación de la persona en su atención médica o en el pago relacionado con su atención médica.

Representantes personales: podemos compartir su información de salud con su representante personal, si lo hubiese. Un representante personal posee autoridad legal para actuar en su nombre en la toma de determinaciones relacionadas con su atención médica o el pago de esta. Por ejemplo, podemos divulgar su información de salud a un poder de representación duradero o a un tutor legal.

Socios comerciales: podemos compartir su información de salud con socios comerciales que nos ayudan a realizar nuestras operaciones comerciales, como auditores o abogados, siempre que nuestro socio comercial acepte proteger la información.

Intercambios de información de salud: podemos utilizar o compartir su información de salud para poder participar en intercambios de información de salud con el fin de facilitar el intercambio seguro de su información de salud electrónica entre varios proveedores o entidades de atención médica para su tratamiento, pago u otros propósitos de operaciones de atención médica.

Supervisión de la salud: podemos compartir su información de salud con una agencia de supervisión de la salud para actividades autorizadas por ley, como auditorías, investigaciones, inspecciones, certificación profesional e investigaciones de fraude o abuso. El gobierno necesita estas actividades para controlar el sistema de atención médica, los programas gubernamentales y el cumplimiento de los derechos civiles.

Actividades relacionadas con la salud pública: podemos compartir su información de salud con autoridades públicas con el fin de evitar o controlar la propagación de una enfermedad, informar sobre abuso o negligencia infantil, o para otros fines determinados relacionados con la salud pública.

Cumplimiento de la ley: podemos compartir su información de salud como parte de actividades relacionadas con el cumplimiento de la ley; como, por ejemplo, en investigaciones de conducta criminal o de víctimas de un crimen, en respuesta a órdenes de allanamiento u órdenes judiciales, o en circunstancias de emergencia tales como ofrecer información limitada para ubicar a una persona desaparecida o para informar un crimen.

Realización de investigaciones: podemos compartir su información de salud para la investigación relacionada con la evaluación de determinados tratamientos o la prevención de enfermedades o discapacidades, si el estudio de investigación cumple con los requisitos legales de privacidad.

Recaudación de fondos: podemos utilizar o compartir su información de salud para nuestras actividades de recaudación de fondos. Si lo hacemos, se le informará su derecho a no participar en ninguna otra comunicación de recaudación de fondos.

Compensación laboral: podemos compartir su información de salud según sea necesario para cumplir con las leyes de compensación laboral.

De otro modo permitido o requerido por la ley: podemos compartir su información de salud según lo requieran o permitan las leyes para diversos tipos de actividades no mencionadas anteriormente, incluido lo siguiente:

  1. La Administración de Drogas y Alimentos si fuera necesario para informar acerca de eventos adversos, defectos en artículos o para participar en retiros de artículos del mercado.
  2. Funcionarios federales autorizados por motivos de seguridad nacional, como la protección del presidente de los Estados Unidos.
  3. Un médico forense, director de funeraria o examinador médico (acerca de personas fallecidas).
  4. Bancos de donación de órganos en casos de donaciones de órganos.
  5. Con organizaciones de ayuda humanitaria en situaciones de emergencia o catástrofes.
  6. Oficiales del cumplimiento de la ley o funcionarios del gobierno para evitar o disminuir una amenaza para usted, otra persona o el público en general.
  7. Con oficiales del cumplimiento de la ley o funcionarios del gobierno para proporcionar avisos requeridos por ley sobre el acceso o la divulgación no autorizados de su información de salud.

Restricciones adicionales en la utilización y divulgación: es posible que determinadas leyes federales y estatales exijan protecciones de privacidad especiales para restringir la utilización y divulgación de cierta información de salud, incluida información altamente confidencial acerca de usted. La “información altamente confidencial” puede incluir información confidencial protegida por leyes federales o estatales que regulan los siguientes tipos de información:

  1. VIH/SIDA
  2. Salud mental
  3. Abuso de alcohol y drogas
  4. Información genética

En el caso de la información genética, no utilizaremos ni compartiremos su información genética para fines de aseguramiento.

Si la utilización o divulgación de la información de salud descrita anteriormente en este Aviso se encuentra prohibida, o de otro modo restringida por otras leyes que se aplican a nosotros, nuestra política es cumplir con los requisitos de la ley más estricta.

Autorización: excepto para la utilización y divulgación de la información de salud descrita anteriormente en este Aviso, utilizaremos y compartiremos su información de salud solo con su autorización por escrito. Algunos ejemplos de utilización y divulgación de la información de salud en los que se necesita una autorización escrita incluyen los casos en que se ven involucradas notas de psicoterapia o para fines de marketing o la venta de información de salud, según las definiciones de estos términos en las leyes federales.

Una vez que nos autorice a divulgar su información de salud, no podemos garantizar que la persona a la que se le proporcione la información no la comparta. Puede retirar o “revocar” su autorización por escrito en cualquier momento; no obstante, la revocación no afectará ninguna acción que ya hayamos tomado en función de su autorización anterior. Para obtener información acerca de cómo autorizar la utilización o divulgación de su información de salud, o acerca de cómo cancelar una autorización, consulte la sección “Cómo ejercer sus derechos” a continuación.

Cuáles son sus derechos

Usted tiene ciertos derechos con respecto a su información de salud, entre los que se incluyen:

Solicitar restricciones: usted tiene derecho a solicitarnos que restrinjamos o limitemos la manera en que utilizamos o compartimos su información de salud. Consideraremos su solicitud, pero no estamos obligados a aceptarla. Si la aceptamos, cumpliremos con su solicitud a menos que la información sea necesaria para brindarle tratamiento de emergencia. No podemos aceptar limitar divulgaciones exigidas por ley.

Comunicaciones confidenciales: si considera que la divulgación de cierta información de salud puede ponerlo en peligro, usted tiene derecho a solicitarnos por escrito que nos comuniquemos con usted a una dirección particular o por un medio especial. Por ejemplo, puede solicitarnos que enviemos explicaciones de los beneficios con su información de salud a una dirección diferente en lugar de su domicilio, o puede solicitarnos que lo llamemos a un número de teléfono en particular. Aceptaremos solicitudes razonables.

Inspeccionar y recibir una copia de la información de salud: usted tiene derecho a inspeccionar la información de salud que poseemos en nuestros registros y a recibir una copia de esta. Este derecho se limita a la información que se utiliza para tomar determinaciones relacionadas con usted, como los registros de reclamaciones e inscripción. Si desea revisar o recibir una copia de estos registros, debe solicitarlo por escrito. Procesaremos su solicitud en tiempo y forma según lo exija la ley. Podemos cobrarle un cargo por el costo de las copias y el envío de los registros. Podemos denegarle el acceso a cierta información. Si le denegamos el acceso a cierta información, le comunicaremos la razón por escrito. También le explicaremos cómo puede apelar la determinación.

Enmendar su información de salud: usted tiene derecho a solicitarnos que enmendemos información de salud acerca de usted que considere incorrecta o incompleta. Debe realizar esta solicitud por escrito. También debe comunicarnos la razón por la que considera que la información es incorrecta o incompleta. Podemos denegarle su solicitud si nosotros no generamos la información, si la información no forma parte de los registros que utilizamos para tomar determinaciones acerca de usted, si la información es algo que usted no tendría permitido inspeccionar o copiar, o si la información es completa y precisa. Si denegamos su solicitud de enmendar, le notificaremos por escrito la razón de la denegación y le explicaremos todas las acciones adicionales que usted puede tomar en relación con la enmienda.

Registro de divulgaciones: usted tiene derecho a recibir un registro por escrito de ciertos tipos de divulgaciones de su información de salud que realizamos a otras personas en los últimos seis años, según la fecha en que solicite el registro. Este registro indicará cuándo hemos compartido su información de salud con otras personas. Proporcionaremos la primera lista de divulgaciones que solicite sin cargo. Podemos cobrarle las listas adicionales que solicite durante los siguientes 12 meses. Debe indicarnos el período que desea que cubra la lista. No se incluirán en la lista las divulgaciones por los siguientes motivos:

  • Divulgaciones para tratamiento, pago u operaciones de atención médica
  • Divulgaciones por motivos de seguridad nacional
  • Divulgaciones al personal correccional o encargado del cumplimiento de la ley
  • Divulgaciones en casos de emergencia
  • Divulgaciones que usted haya autorizado
  • Divulgaciones realizadas directamente a usted

Aviso de una violación: usted tiene derecho a recibir y recibirá una notificación de violaciones de su información protegida de salud que no haya estado protegida.

Derecho a recibir este Aviso: usted tiene derecho a recibir una copia impresa de este Aviso.

Cómo ejercer sus derechos: para ejercer cualquiera de los derechos individuales que se mencionan anteriormente o para obtener más información, llame a Servicios para los miembros al 1-800-353-3765 (TTY: 1-800-662-1220) de 8:00 a.m. a 8:00 p.m., los 7 días de la semana, o escriba a la siguiente dirección:

Regulatory Compliance Department 
Elderplan, Inc. 
6323 Seventh Avenue 
Brooklyn, NY 11220

Con quién debe comunicarse si tiene preguntas o una queja: si desea obtener más información o una copia impresa adicional de este Aviso, póngase en contacto con Servicios para los miembros al número que aparece más arriba. También puede descargar una copia desde nuestro sitio web www.elderplan.org. Si cree que sus derechos de privacidad pueden haberse infringido, tiene derecho a presentar una queja a Elderplan llamando al funcionario de privacidad al 1-855-287-6810 (TTY: 1-800-662-1220), de lunes a viernes, de 9:00 a.m. a 5:00 p.m., o escribiendo a la siguiente dirección:

Privacy Officer 
Elderplan, Inc. 
Regulatory Compliance Department 
6323 Seventh Avenue 
Brooklyn, NY 11220

También tiene derecho a presentar una queja ante la Secretaría del Departamento de Salud y Servicios Sociales de los EE. UU.

No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja.

La fecha de entrada en vigencia de este Aviso es el 1 de agosto de 2013. Este Aviso reemplaza cualquier otra información que haya recibido anteriormente de nosotros con respecto a la privacidad de su información de salud. Se aplicará un Aviso revisado a la información de salud que ya tenemos sobre usted, como así también sobre cualquier información de salud que recibamos en el futuro. Cada vez que Elderplan aplique un cambio importante, les enviaremos un nuevo Aviso a los miembros actuales de Elderplan en ese momento. Además, publicaremos el Aviso actualizado en nuestro sitio web.

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[TTY: 711]

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